De gemeente Stede Broec is bezig met de voorbereiding voor een vernieuwde website. Deze site krijgt een nieuw, verbeterd ontwerp dat problemen oplost die bestaan in de huidige site. En de nieuwe site zal gaan voldoen aan de webrichtlijnen, wat per eind 2010 verplicht is voor alle gemeenten. De afdeling communicatie van de gemeente Stede Broec heeft eend gevraagd om ze bij te staan in dit project – deze keer dus geen ontwerp- en bouwproject, maar een adviestraject!
Het was allereerst belangrijk om er achter te komen wat er moet gaan veranderen en voor wie we dat gaan doen. We zijn daarom begonnen met een persona-traject. Dit deden we door een aantal sessies te organiseren waarin we met medewerkers van de gemeente praatten over de inwoners van Stede Broec. We kozen daarbij voor de medewerkers die dagelijks contact hebben met de bewoners: mensen van de plantsoenendienst, baliemedewerkers, mensen van Bouwen & Wonen.
Zij vertelden over hun ervaringen met de burgers van de gemeente. Wat vinden ze belangrijk? Op welke manieren komen ze in aanraking met de gemeente? Wat vinden ze prettig en wat willen ze graag anders? Het blijkt dat de mensen in Stede Broec graag persoonlijk contact willen, bijvoorbeeld langskomen op het gemeentehuis als ze een vraag hebben en persoonlijk spreken met mensen die ze kennen. Ook de plaatselijke gratis krant De Middenstander is een belangrijke informatiebron voor de mensen. Naar aanleiding van de sessies hebben we persona’s geschreven en besproken met de opdrachtgevers. De volgende stap was een serie interviews met bewoners van de gemeente, om te kijken of de persona’s inderdaad klopten met de werkelijke bewoners en om nog meer over ze te weten te komen. Bij iedere persona hebben we twee mensen uitgebreid geïnterviewd. Daaruit hebben we een aantal punten gedestilleerd die veranderd en verbeterd kunnen worden in de site en in de dienstverlening van de gemeente.
Alles is bij elkaar gezet in een Mental Model, dat laat zien hoe de burgers in aanraking komen met de dienstverlening en de medewerkers van de gemeente. Dit leverde ideeën op voor nieuwe functionaliteiten, maar bijvoorbeeld ook de bevestiging dat de laagdrempelige toegang tot het gemeentehuis, de aandacht van de plantsoenendienst voor het groen in de gemeente en de publicaties in De Middenstander zeer gewaardeerd worden en zeker moeten blijven.
Een volgende stap in de voorbereidingen voor een nieuwe informatie-architectuur was een serie interviews met medewerkers van verschillende afdelingen en andere stakeholders binnen de organisatie. We hebben wensen geïnventariseerd, besproken wat er goed gaat en wat verbeterd kan worden in de informatievoorziening en de workflow.
Verder hebben we de gemeente bijgestaan met een analyse van de huidige website uit oogpunt van de webrichtlijnen. We hebben gekeken wat goed gaat, waar de redactie zelf zaken kan verbeteren en waar hun webbouwer verdere verbeteringen kan aanbrengen in een nieuwe versie van de website.
Met al deze gegevens gaat de afdeling communicatie nu zelf verder aan de slag met het schrijven van een Programma van Eisen. Wij zullen ze wanneer daar weer behoefte aan is verder bijstaan met reviews van hun documenten en met verder advies.
Activiteiten
Meer weten over dit project?
Neem gerust contact op met Marrije Schaake: marrije@eend.nl, telefoon: 030 243 42 57.